Dit artikel beschrijft de stappen voor het per e-mail uitnodigen van respondenten om deel te nemen aan een vragenlijst.
Het geeft een overzicht van het verzenden van uitnodigingen en herinneringen per e-mail, het selecteren en filteren van samples en het configureren van mailtemplates en links. Voor sommige van deze onderwerpen worden in dit artikel uitgebreide instructies gegeven; andere onderwerpen worden in afzonderlijke artikelen behandeld.
Alle benodigde stappen worden hieronder beschreven, te beginnen met de mail-template.
Stap 1: De mail-template
Er is een goedgekeurde template nodig om e-mails te kunnen verzenden. Uitgebreide instructies voor het aanmaken en invullen van mail-templates zijn hier te vinden. Voor de eerste mailing is een uitnodigings-template vereist; voor andere doeleinden zijn andere templates nodig.
Stap 2: Een test-mail verzenden
Een testmail kan worden verzonden via de sectie Approach templates en via het tabblad Approach respondents in het gedeelte Sample management van de Survey Admin. De eerste optie wordt voornamelijk gebruikt om de templates zelf te controleren en goed te keuren.
De tweede optie maakt gebruik van echte samples. Selecteer één of meerdere samples (of alle samples) en klik op het icoon of de knop Send test e-mail. Er verschijnt een pop-upvenster (zie de afbeelding in de eerste alinea) waarin aanvullende informatie kan worden ingevoerd. De velden in dit pop-upvenster worden beschreven in de onderstaande tabel. De tabel bevat ook enkele velden die worden weergegeven wanneer normale e-mails naar respondenten worden verzonden.
Let op: Het is mogelijk om specifieke samples in de tabel te filteren wanneer een bepaalde groep samples nodig is voor de test-mail. Voor test-mails is het niet noodzakelijk om samples te selecteren; als er geen worden geselecteerd, behandelt het systeem dit alsof alle samples zijn geselecteerd.
| Veld | Beschrijving |
| From | Specificeert het e-mailadres van de afzender. |
| Name of e-mail sender | Specificeert de naam van de afzender. |
| Alternatieve e-mail | Gebruikt voor test-mails; berichten worden naar dit adres verzonden. |
| BCC | Specificeert een ‘blind carbon copy’ (BCC) ontvanger voor de e-mail. |
| E-mail template | Selecteert de mailtemplate. Voor testmails zijn alle templates van het project beschikbaar; voor daadwerkelijke mailings kunnen alleen goedgekeurde templates worden gebruikt. |
| Type of e-mail | Specificeert of de e-mail een uitnodiging of een herinnering is. |
| Allow sending a reminder without an initial invitation e-mail | Indien ingeschakeld, kunnen herinneringen worden verzonden zonder voorafgaande uitnodiging. |
| E-mail reminder count | Specificeert welke herinnering wordt verzonden (bijv. eerste, tweede). |
| Amount of random samples Percentage Send to every x-th person | Met deze drie opties kunnen e-mails naar een subset van de samples worden verzonden. |
Stap 3: E-mails verzenden
Het is niet verplicht om eerst test-e-mails te verzenden; het is ook mogelijk om e-mails naar respondenten te sturen zonder deze stap. Dit kan worden gedaan door alle samples te selecteren, of door een deel te selecteren (met of zonder filtering), en op deSend e–mail-knop of het icoon te klikken.
In beide gevallen verschijnt er een pop-upvenster waarin aanvullende informatie kan worden ingevoerd. Dit is hetzelfde venster als beschreven in de vorige stap. In de lijst met templates zijn echter alleen goedgekeurde templates beschikbaar.
Stap 4: Uitnodigings-logs controleren
Nadat e-mails naar respondenten zijn verzonden, kunnen de resultaten worden bekeken in de Approach logs. Deze tabel biedt een overzicht van belangrijke statistieken, zoals het aantal samples en gebouncede e-mails, samen met andere relevante informatie.
Het wordt aanbevolen om deze logs na het verzenden van elke batch te bekijken. Raadpleeg voor meer informatie de sectie over Approach logs.
Stap 5: Herinneringen maken
Automatische herinneringsmails kunnen worden ingepland voor respondenten die de vragenlijst nog niet hebben voltooid. Er kunnen meerdere herinneringen worden ingesteld, waarbij verschillende templates en aantallen e-mails kunnen worden gebruikt. Herinneringen kunnen worden aangemaakt door op het reminder-icoon te klikken. Meer informatie is hier te vinden.