Het systeem stelt gebruikers in staat om documenten en afbeeldingen te uploaden voor gebruik in teksten en menu’s.
De document- en afbeeldingenbanken zijn op verschillende manieren toegankelijk: via het menu rechtsboven, via de Menu Builder in de Survey Editor, of rechtstreeks vanuit de rich text editor met behulp van de link-tool of het icoon voor het invoegen van afbeeldingen.
Zowel de documentenbank als de afbeeldingenbank verschijnen als afzonderlijke opties in het menu rechtsboven, maar ze functioneren in essentie op dezelfde manier.
Gebruik van de afbeeldingen- en documentenbank
De document- en afbeeldingenbanken zijn eenvoudig in gebruik: alle geüploade items worden getoond en nieuwe items kunnen worden toegevoegd via het icoon rechtsboven. Items worden geselecteerd door erop te klikken.
Wanneer de afbeeldingenbank wordt geopend vanuit de rich text editor, bevat deze de knop Geselecteerde afbeelding gebruiken. In de documentbank, die toegankelijk is via de menu builder in de Survey Editor of de link-optie in de rich text editor, toont de Use selected document-knop.
Er kunnen meerdere bestanden tegelijk worden geüpload en geselecteerde items worden rechtstreeks in de tekst of menu’s ingevoegd.
Geüploade afbeeldingen en documenten kunnen in alle projecten worden gebruikt en zijn niet gekoppeld aan één enkel project.
Verwijderen van afbeeldingen en bestanden
Onder de afbeeldingen in de Afbeeldingenbibliotheek worden twee Delete-iconen weergegeven. Het eerste icoon wordt gebruikt voor een zachte verwijdering (soft delete), terwijl het tweede wordt gebruikt voor een definitieve verwijdering (hard delete of force delete).
Een nachtelijke taak controleert of een afbeelding momenteel wordt gebruikt, bijvoorbeeld in een vragenlijst, rapport of mail-template. Als de afbeelding niet in gebruik is, wordt de eerste prullenbak-icoon ingeschakeld, zodat de afbeelding veilig kan worden verwijderd.
Als de afbeelding nog in gebruik is, wordt het eerste Delete-icoon uitgeschakeld en het tweede Delete-icoon ingeschakeld. Dit icoon is bedoeld voor een force delete. Wanneer dit wordt geselecteerd, wordt een waarschuwing weergegeven waarin de gebruiker wordt geïnformeerd dat de afbeelding niet langer beschikbaar zal zijn en dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt.
Bij een force delete is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor het handmatig verwijderen van eventuele resterende verwijzingen naar de afbeelding, bijvoorbeeld uit rapporten.
Tags en toegankelijkheid
De bank ondersteunt ook tags, die kunnen worden gebruikt om items effectiever te categoriseren en te doorzoeken. Tags kunnen bijvoorbeeld gerelateerde assets groeperen, zoals variaties van smileys of klantlogo’s, wat helpt om het aanmaken van meerdere bijna identieke bestanden te voorkomen.
Het is ook belangrijk om te zorgen voor een correct gebruik van afbeeldingsbeschrijvingen (alt-tekst). In veel gevallen worden afbeeldingen geüpload zonder beschrijving, waardoor ze ontoegankelijk kunnen zijn voor ondersteunende technologieën zoals schermlezers, inclusief de technologieën die door visueel beperkte gebruikers worden gebruikt in de Survey Response.
Wanneer een afbeelding betekenisvolle informatie overdraagt, moet deze een duidelijke beschrijving bevatten voor toegankelijkheidsdoeleinden, terwijl puur decoratieve afbeeldingen geen alt-tekst vereisen.