De sectie Uitnodigingstemplates is onderverdeeld in vier tabbladen: Project e-mail templates, All e-mail templates, Project SMS templates, en All SMS templates.
Project SMS templates worden gebruikt om sms-berichten naar respondenten te sturen, zoals uitnodigingen of herinneringen. Dit document legt uit hoe deze templates gemaakt en bewerkt worden.
All SMS templates
Het tabblad SMS templates bevat alle beschikbare SMS-templates. Alleen templates die overeenkomen met de geselecteerde projectnaam kunnen echter rechtstreeks worden gebruikt bij het benaderen van respondenten.
Bij elke template is een Kopieer-icoon beschikbaar, waarmee een template kan worden gedupliceerd. Wanneer een template wordt gekopieerd, wordt deze binnen het project beschikbaar gemaakt en verschijnt deze onder Project SMS templates.
Standaard behoudt de gekopieerde template de oorspronkelijke naam met een unieke identificatie (GUID) erachter om de uniekheid te waarborgen. Deze naam kan later worden gewijzigd.
Project SMS templates
Het tabblad Project SMS templates toont de templates die kunnen worden gebruikt om contact op te nemen met respondenten. Deze moeten echter worden goedgekeurd voordat ze kunnen worden gebruikt.
Elke template in de lijst kan worden bewerkt, goedgekeurd of verwijderd.
Het bewerkscherm kan worden geopend via het bewerkicoon. Van daaruit kan een testmail worden verzonden met de knop Test SMS via e-mail en kan de template worden aangepast met behulp van een rich-texteditor.
Houd er rekening mee dat één SMS maximaal 160 tekens kan bevatten. Als het bericht deze limiet overschrijdt, wordt het opgesplitst in meerdere berichten, wat kan leiden tot hogere verzendkosten.
Er verschijnt een klein pop-upvenster na het klikken op de knop Test SMS per e-mail. Er kunnen waarden worden ingevoerd en na het klikken op Verzenden wordt de SMS als e-mail naar het opgegeven adres verzonden.
Na het controleren van de template en het bevestigen dat deze naar verwachting werkt (inclusief de ’test-SMS’), kan deze worden goedgekeurd. Zodra de checkbox voor goedkeuring in de lijst is aangevinkt, komt de template beschikbaar voor gebruik bij het benaderen van respondenten.
Templates kunnen hier ook rechtstreeks worden toegevoegd met de knop Add SMS template. Deze templates moeten ook worden goedgekeurd voordat ze kunnen worden gebruikt om contact op te nemen met respondenten.